👥 Manual de Usuario — Gestión de Clientes y Entidades

Sistema: Yagware
Módulo: Entidades / Clientes
Versión: 1.0
Fecha: Abril 2026

Índice

1. ¿Qué es una entidad?
2. Tipos de entidad
3. Tipos de rol
4. Cómo acceder
5. Crear una entidad nueva
6. Campos del formulario
   • 6.1 Tipo de entidad
   • 6.2 Datos personales (Persona Física)
   • 6.3 Datos de la empresa (Persona Jurídica)
   • 6.4 Roles de la entidad
   • 6.5 Domicilios
   • 6.6 Contactos y teléfonos
   • 6.7 Observaciones
7. Condiciones de IVA
8. Lista de precios por cliente
9. Cuenta Corriente
   • 9.1 ¿Qué es la cuenta corriente?
   • 9.2 Habilitar cuenta corriente
   • 9.3 Configuración de la cuenta corriente
   • 9.4 Ver movimientos y saldo
   • 9.5 Cobrar la cuenta corriente
10. Editar y dar de baja entidades
11. Ejemplos por tipo de negocio
12. Preguntas frecuentes

1. ¿Qué es una entidad?

Una entidad es cualquier persona física o empresa con la que el negocio tiene algún tipo de relación comercial: un cliente, un proveedor o un transportista.

El sistema usa el concepto de entidad para unificar los datos: una misma persona puede ser cliente y proveedor al mismo tiempo, sin necesidad de cargarla dos veces.

💡 Ejemplo: “El Alambrador S.R.L.” puede ser tanto proveedor de insumos como cliente del negocio. Se carga una sola vez y se le asignan los dos roles.

2. Tipos de entidad

El tipo se selecciona al crear la entidad y determina qué campos se muestran en el formulario.

3. Tipos de rol

Una entidad puede tener uno o más roles:

💡 Una entidad puede tener más de un rol (ej: CLIENTE + PROVEEDOR simultáneamente).

4. Cómo acceder

Para ver el listado de clientes:

1. En el menú lateral, ir a Entidades → Clientes (o directamente Clientes)
2. Se muestra la lista con filtros por nombre, CUIT y condición IVA

Para ver todos los tipos (clientes, proveedores, transportistas):

1. Ir a Entidades
2. Usar los filtros de tipo de rol en la parte superior

┌─ Clientes ──────────────────────────────────────────────────────────┐
│ [ Nombre / CUIT...    ] [ Condición IVA ▼ ]        [🔍 Buscar]     │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ Nombre               │ CUIT          │ Cond. IVA      │ CC  │ Acc. │
│ ───────────────────────────────────────────────────────────────     │
│ García, Juan         │ 20-12345678-9 │ Consumidor F.  │  —  │ ⋮   │
│ López S.A.           │ 30-87654321-0 │ Resp. Inscripto│ ✅  │ ⋮   │
│ Martínez, María      │ 27-11223344-5 │ Monotributo    │  —  │ ⋮   │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
                                                  [+ Nueva entidad]

5. Crear una entidad nueva

1. Hacer clic en ➕ Nueva entidad (o + Nuevo cliente desde el módulo de clientes)
2. Completar el formulario (ver sección siguiente)
3. Hacer clic en 💾 Guardar o 💾 Guardar y volver

💡 También se puede crear un cliente directamente desde el módulo de Ventas al buscar un cliente que no existe aún.

6. Campos del formulario

6.1 Tipo de entidad

┌─ Tipo de Entidad ─────────────────────────────────────────────────┐
│  Tipo de Entidad                    │  ☑ Activo                   │
│  [ Persona Física ▼ ]               │                             │
│  [ Persona Física  ]                                               │
│  [ Persona Jurídica]                                               │
└────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

6.2 Datos personales (Persona Física)

┌─ Datos Personales ────────────────────────────────────────────────┐
│  DNI            │  Nombre               │  Apellido               │
│  [ 12345678 ]   │  [ Juan          ]    │  [ García         ]     │
│                                                                     │
│  Fecha de Nacimiento                                               │
│  [ 15/03/1985  ]                                                   │
└────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

💡 Al ingresar el DNI, el sistema verifica automáticamente si ya existe otra entidad con ese documento.

6.3 Datos de la empresa (Persona Jurídica)

┌─ Datos de la Empresa ─────────────────────────────────────────────┐
│  CUIT/CUIL                  │  Razón Social                        │
│  [ 30-12345678-9       ]    │  [ El Alambrador S.R.L.        ]    │
└────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

💡 El CUIT se ingresa sin guiones (ej: 30123456789). El sistema lo formatea automáticamente.

6.4 Roles de la entidad

Esta es la sección más importante. Aquí se define qué tipo de relación tiene la entidad con el negocio.

┌─ Roles de la Entidad ──────────────────────────────────────────────┐
│  Tipo Rol    │ Condición IVA      │ Lista de Precios │ Tipo Doc │ … │
│ ──────────────────────────────────────────────────────────────     │
│  [CLIENTE ▼] │ [Cons. Final    ▼] │ [Precio list  ▼] │ [DNI ▼]  │   │
│                                                                [+][-] │
└────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Campos de cada rol

💡 Para agregar otro rol, hacer clic en ➕ al final de la fila. Para eliminar, clic en ➖.

6.5 Domicilios

Se puede registrar uno o más domicilios para la entidad (fiscal, comercial, de entrega, etc.).

6.6 Contactos y teléfonos

Se pueden registrar múltiples contactos (personas de contacto en la empresa) y teléfonos de diferentes tipos (celular, fijo, WhatsApp, etc.).

6.7 Observaciones

Campo libre de hasta 500 caracteres para notas internas sobre la entidad. No aparece en comprobantes.

7. Condiciones de IVA

La condición de IVA determina el tipo de factura que se le emite al cliente:

⚠️ Si AFIP no está configurado, solo se pueden emitir Comprobantes X independientemente de la condición IVA del cliente.
Ver: Manual de Configuración AFIP

8. Lista de precios por cliente

Al crear o editar un cliente con rol CLIENTE, se puede asignar una lista de precios específica.

Lista de Precios
[ Precio list (por defecto)  ▼ ]
[ —  Sin lista de precios      ]
[ Precio list                  ]
[ Mayorista                    ]
[ VIP                          ]

¿Para qué sirve?

• Si el cliente tiene una lista asignada, en el módulo de ventas se aplica automáticamente al seleccionarlo
• El selector de lista queda bloqueado (no se puede cambiar manualmente)
• Si el cliente no tiene lista asignada, se usa la lista por defecto configurada en el sistema

¿Cómo se crean las listas de precios?

Desde Configuración → Listas de Precios. Se pueden crear listas con diferentes márgenes:

💡 El margen se aplica siempre sobre el precio de costo del producto. Por eso el margen debe ser siempre mayor a 0% — un margen negativo implicaría vender por debajo del costo.

⚠️ Importante: si querés que un cliente “VIP” pague menos que el público general, asignale una lista con un margen menor al de la lista estándar, no negativo. Por ejemplo: público general 30% → VIP 20% → mayorista 10%. Todos son rentables, solo con márgenes distintos.

9. Cuenta Corriente

9.1 ¿Qué es la cuenta corriente?

La cuenta corriente es un crédito que el negocio le otorga a un cliente para que pueda comprar sin pagar en el momento, pagando después (a 30, 60 o más días).

Funciona como una “deuda pendiente” del cliente: cada vez que compra en cuenta corriente, su saldo aumenta; cada vez que paga, su saldo disminuye.

💡 No todos los clientes necesitan cuenta corriente. Solo activarla para clientes de confianza o para acuerdos comerciales específicos.

9.2 Habilitar cuenta corriente

La cuenta corriente se habilita después de crear el cliente, desde el listado:

1. En el listado de clientes, hacer clic en el menú ⋮ del cliente
2. Seleccionar “Crear Cuenta Corriente”
3. Se abre el formulario de configuración

Una vez habilitada, el menú cambia a “Ver Cuenta Corriente” y aparece el ícono ✅ en el listado.

9.3 Configuración de la cuenta corriente

┌─ Configuración de Cuenta Corriente ───────────────────────────────┐
│                                                                     │
│  ✅ Permitir Cuenta Corriente                                       │
│     Habilita al cliente para compras en cuenta corriente           │
│                                                                     │
│  Límite de Crédito                                                  │
│  [ $ 50.000,00                   ]                                  │
│  Monto máximo de deuda permitido                                   │
│                                                                     │
│  Días de Vencimiento                                                │
│  [ 30 días                       ]                                  │
│  Plazo por defecto para pago de facturas (recomendado: 15-90 días) │
│                                                                     │
│  ☐ Aplicar Interés por Mora                                        │
│     Aplica recargo si el cliente no paga en tiempo                 │
│                                                                     │
│  (Si aplica interés)                                               │
│  Tasa de Interés Mensual                                           │
│  [ 5 %                           ]                                  │
│                                                                     │
└────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

💡 Si el límite de crédito es $0 o no se completa, no hay límite establecido y el cliente puede acumular deuda sin restricción de monto.

9.4 Ver movimientos y saldo

Desde el menú ⋮ del cliente → “Ver Movimientos” se accede al historial completo de la cuenta corriente:

• Todas las facturas que generaron deuda (cargo)
• Todos los pagos realizados (abono)
• Saldo actual (deuda pendiente)
• Fechas de vencimiento de cada cuota

┌─ Cuenta Corriente — López S.A. ───────────────────────────────────┐
│  Saldo actual:  $ -12.500,00  🔴  (deuda)                         │
│  Límite:        $ 50.000,00                                        │
│                                                                     │
│  Fecha      │ Tipo    │ Comprobante     │ Debe    │ Haber  │ Saldo │
│ ────────────────────────────────────────────────────────────────   │
│  01/04/2026 │ Factura │ FA-0001-0000015 │$8.000   │   —    │-8.000 │
│  10/04/2026 │ Pago    │ —               │   —     │$5.000  │-3.000 │
│  20/04/2026 │ Factura │ FA-0001-0000022 │$9.500   │   —    │-12.500│
└────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

9.5 Cobrar la cuenta corriente

Para registrar un pago de cuenta corriente:

1. En el listado de clientes, menú ⋮ → “Cobros”
2. Se muestra el saldo pendiente y las facturas adeudadas
3. Ingresar el monto recibido
4. Seleccionar la forma de pago con la que paga el cliente
5. Confirmar el pago

El pago se aplica automáticamente a las facturas más antiguas primero (criterio FIFO).

10. Editar y dar de baja entidades

Editar

1. En el listado, hacer clic en el ⋮ del cliente → “Editar”
2. Modificar los campos necesarios
3. Guardar

⚠️ Algunas entidades del sistema (como el Consumidor Final) no se pueden editar ni eliminar. Tienen el campo editable = false.

Dar de baja

En lugar de eliminar, se recomienda desactivar la entidad (toggle Activo = NO). Esto la oculta de los listados activos pero conserva todo el historial de compras y movimientos.

Para eliminar definitivamente: solo si la entidad no tiene comprobantes ni movimientos asociados.

11. Ejemplos por tipo de negocio

🏪 Kiosco — clientes de mostrador

La mayoría de las ventas son a consumidores finales anónimos. Solo se crean fichas de cliente para los que compran por mayor o a crédito.

Ejemplo: cliente frecuente que lleva fiado

🔩 Ferretería — empresa compradora con Factura A

Ejemplo: empresa constructora que pide Factura A

Al seleccionar este cliente en ventas → el sistema ofrece automáticamente Factura A y aplica la lista Mayorista.

🔩 Ferretería — proveedor de mercadería

Ejemplo: distribuidor que vende insumos al negocio

👟 Zapatería — cliente con descuento especial

Ejemplo: cliente VIP con lista de precios diferenciada

Al seleccionar a Luciana en ventas → se aplica automáticamente la lista VIP con menor margen que el precio público (sigue siendo rentable).

🥬 Verdulería — cliente con ambos roles (cliente + proveedor)

Ejemplo: productor que vende verduras al negocio Y compra productos

Una sola ficha, dos roles. El sistema lo identifica como cliente y como proveedor según el contexto.

12. Preguntas frecuentes

¿Puedo tener dos entidades con el mismo DNI o CUIT?
No. El sistema valida en tiempo real que el DNI y el CUIT sean únicos. Si ya existe, aparece un error al intentar guardar.

¿Qué es el “Consumidor Final” que aparece en ventas (F7)?
Es una entidad genérica del sistema que representa compras anónimas. No se puede editar ni eliminar. Se usa para ventas sin identificar al cliente.

¿Puedo cambiar la condición de IVA de un cliente después de crearlo?
Sí. Desde la edición del cliente, se puede modificar la condición IVA del rol. Esto afectará los nuevos comprobantes pero no los ya emitidos.

¿Qué pasa si el cliente supera el límite de crédito?
El sistema puede alertar o bloquear la venta según la configuración. Se recomienda definir un límite realista según la capacidad de pago del cliente.

¿La cuenta corriente se puede habilitar después de haber creado el cliente?
Sí. Se puede activar en cualquier momento desde el listado de clientes, menú ⋮ → “Crear Cuenta Corriente”.

¿Puedo asignar una lista de precios diferente para cada venta?
Sí. En el módulo de ventas, si el cliente no tiene lista asignada, el operador puede elegir manualmente cualquier lista disponible para esa venta en particular.

¿Los proveedores aparecen en el listado de clientes?
No. El listado de clientes filtra solo las entidades con rol CLIENTE. Los proveedores tienen su propio listado en Entidades → Proveedores.

¿Se puede dar de baja un cliente que tiene deuda en cuenta corriente?
Se puede desactivar (baja lógica), pero el historial y la deuda pendiente permanecen registrados. Se recomienda saldar la cuenta antes de dar de baja definitiva.

Resumen del flujo para dar de alta un cliente

Entidades → Nueva entidad
  │
  ├─ Tipo: Persona Física o Jurídica
  │
  ├─ Datos personales o de empresa (DNI / CUIT + nombre / razón social)
  │
  ├─ Roles:
  │    └─ Tipo: CLIENTE
  │    └─ Condición IVA: Consumidor Final / Resp. Inscripto / Monotributo / Exento
  │    └─ Lista de precios: opcional (si tiene precio especial)
  │
  ├─ Domicilio (al menos uno recomendado)
  ├─ Contacto / Teléfono (opcional)
  │
  └─ Guardar ✅

Opcional (después de guardar):
  Menú ⋮ → Crear Cuenta Corriente → configurar límite y días de vencimiento

Manual generado para el sistema Yagware — Módulo de Clientes y Entidades
Ver también: Manual de Ventas · Configuración Básica · Configuración AFIP